183 icoon Werkmethode voor tentoonstellingsontwikkeling

Werkmethode voor tentoonstellingsontwikkeling

Een artikel over onze werkwijze en de verschillende ontwerpfasen die wij hanteren

De hieronder opgenomen omschrijvingen zijn fragmenten van een eerder gepubliceerd artikel ‘Werkmethode voor tentoonstellingsontwikkeling’ dat we hebben geschreven op verzoek van Museumpeil, een tijdschrift voor museummedewerkers.

Het gehele proces, vanaf het begin van het project tot aan de opening, is bij ons bureau in fasen onderverdeeld. Pas na afronding van de ene fase wordt de volgende ingegaan. Daarbij worden opmerkingen uit de vorige ronde verwerkt.

We kennen de volgende fasen:

  • Concept-schetsontwerp (SO)
  • Voorlopig ontwerp (VO)
  • Definitief ontwerp (DO)
  • Bouwcoördinatie (BC)

Concept-schetsontwerp

“Wat zou het kunnen zijn en hoe zou dat er uit kunnen zien?”

In deze fase wordt inhoudelijk onderzoek gedaan omtrent het thema en wordt een idee gevormd van het mogelijke karakter van de tentoonstelling. Het benodigde inhoudelijke basismateriaal wordt daartoe aangeleverd door de opdrachtgever. In overleg wordt de inhoud bepaald. Overleg en informatievoorziening zijn in deze fase belangrijk. Met behulp van modellen en sfeerimpressies worden de ideeën getoetst aan die van de opdrachtgever. De realisatiekostenraming in deze fase is globaal en is gebaseerd op ervarings-cijfers. Het concept-schetsontwerp is normaal gedacht in een periode van twee maanden.

Indien er sprake is van een prijsvraag, is in deze fase het inhoudelijk onderzoek korter dan normaal. Dit wordt na het toekennen van de opdracht ingehaald in de volgende fase.

Voorlopig ontwerp

“Hoe komt het er uit te zien en hoe gaat het werken?”

Nadat er over het idee van de tentoonstelling overeenstemming is bereikt, worden het idee en de onderdelen verder uitgewerkt in schetsen en tekeningen met hoofdmaten. Tijdens het voorlopig ontwerp wordt de tentoonstelling opgedeeld in kleinere onderdelen. Deze onderdelen krijgen een nummer ter voorbereiding van de werkomschrijving. De onderdelen kunnen daardoor apart worden uitgewerkt. Er wordt een lijst gemaakt met wie inhoud, object, afbeelding of tekst levert en wanneer.

Iedere deeloplossing wordt getoetst aan het concept en de beoogde totaalbeleving. Wat wilden we ook alweer? Wijzigingen zijn in deze fase nog goed mogelijk.

De kostenraming is ook in deze fase gebaseerd op ervaringscijfers, maar is nauwkeuriger en verder uitgesplitst per onderdeel van de tentoonstelling. Het voorlopig ontwerp duurt twee tot vijf maanden.

Definitief ontwerp

“Hoe kan het gerealiseerd worden?”

In het definitief ontwerp verandert er niets meer aan het ontwerp maar worden er technische tekeningen en/of specificaties van alle onderdelen gemaakt. Bij software resulteert dit in een functioneel ontwerp.

Daarbij worden de gekozen oplossingen uitgewerkt. Inhoud en vertalingen van teksten, afbeeldingen en hun rechten worden daarbij op tijd door de opdrachtgever aangeleverd. Het definitief ontwerp heeft de vorm van een werkomschrijving met tekeningen en/of functioneel ontwerp. Hierin is de omvang van alle werkzaamheden en de daaraan gestelde kwaliteitseisen aangegeven per participant in het realisatieproces. Deze omschrijving wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de opdrachtgever en geldt daarna voor alle participanten waaronder opdrachtgever, ontwerpbureau en derden. Op het einde van deze fase worden aan de hand van de werkomschrijving en de tekeningen offertes aangevraagd bij bedrijven.

Bedrijven baseren hun offertes op deze werkomschrijving en tekeningen. Hierdoor zijn de aanbiedingen te vergelijken indien er meerdere aanbieders om een prijs wordt gevraagd. Opdrachtverlening aan derden geschiedt formeel door de opdrachtgever welke daarmee budgetverantwoordelijk blijft (tenzij het om een “turn-key” opdracht gaat, zie hieronder). Hij wordt daarbij echter wel geadviseerd door het bureau.

Het definitief ontwerp duurt bij een gemiddeld project ongeveer vier maanden.

Turn key

In overleg heeft de opdrachtgever de mogelijkheid om de realisatie van een opdracht “turn-key” uit te besteden. Hierbij komt de volledige verantwoordelijkheid voor de realisatie van het project, winst en risico bij het bureau te liggen. De opdrachtgever heeft daarbij de zekerheid dat de gehele tentoonstelling gerealiseerd wordt binnen het gestelde budget. Opdrachtgever blijft daarbij inhoudelijk adviserende partij.

Bij deze constructie wordt gerekend met een hogere bureauvergoeding binnen het totaalbudget.

De bouwcoördinatie

In deze laatste fase wordt erop gelet dat er gerealiseerd wordt wat er met de participanten is afgesproken. Indien er zich situaties voordoen die vragen om aanpassingen in het werk dan worden daar oplossingen voor gevonden en worden er eventueel aanvullende tekeningen gemaakt. In deze fase wordt er altijd naar gestreefd om het werk binnen het gestelde budget te realiseren. De bouwcoördinatie loopt van de gehele realisatieperiode tot aan de opening.

Download als PDF:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *